Tämä on Poliisien Ampumaseura ry:n jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §)

Laadittu 8.10.2018, päivitetty 3.12.2019.

Rekisterinpitäjä

Poliisien Ampumaseura ry
PL 442
00101 Helsinki
y-tunnus 0571084-5

Rekisterinimi

Poliisien Ampumaseuran jäsenrekisteri

Yhdyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhdistyksen sihteeri: ks. yhteystiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Poliisien Ampumaseuran jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tietoja käytetään myös yhdistyksen tarjoamien koulutusten ja tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä jäsenyyden toteamiseksi ja tapahtumien hinnan määräytymisen perusteeksi.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenestä kerätään seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • syntymäaika
  • jäsenyystiedot (liittymisvuosi, voimassaolotiedot, jäsenmaksutiedot, kunniajäsenyys, vapaajäsenyys, ainaisjäsenyys, tiedot ampumaurheiluun liittyvistä ansiomerkeistä)
  • muut mahdolliset jäsenen itse antamat lisätiedot esim. laji, lajijaosto, ammatti
  • jäsenhakemuksen käsittelyä varten koulutus tai opinnot, jäsenyydet muissa ampumaurheiluseuroissa tai reserviläisyhdistyksissä, ansiot ampumaurheilijana, suosittelijoiden nimet
  • Rekisteriin tallentuu automaattisesti myös jäsenen osallistuneisuus yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin tapahtuman hallinnoinnin ja maksuvalvonnan vuoksi

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Muuttuneita osoitetietoja saadaan ajoittain postilta, mikäli jäsen on antanut postille suostumuksensa osoitetietojen luovutukseen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenen tiedot luovutetaan Suomen Ampumaurheiluliiton (SAL) jäsenrekisteriin SAL:n jäsenmaksun määräämistä sekä jäsenlehden postitusta varten.

Poliisien Ampumaseura ei luovuta jäsentietoja kolmannelle osapuolelle muihin kuin yhdistyksen toimintaan liittyviin tavanomaisluovutuksiin (esim. eräluettelot ja kilpailutulokset, ampumaratojen käyttöoikeudet).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaavalle henkilöstölle sekä erikseen nimetylle henkilöstölle, jos se on tarpeen esim. tapahtumatietojen käsittelyä varten.

Henkilötietojen käsittelyyn tunnukset saanut henkilö on vastuussa tunnusten huolellisesta käsittelystä (HetiL 5§) ja siitä, ettei reksiterissä olevia tietoja leviä ulkopuolisten tietoon (HetiL 23 §).

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisten tietojen korjaamista.

Jäsen voi käyttää tarkastusoikeuttaan suoraan pyytämällä järjestelmän käyttäjätunnukset, joita käytetään omiin ilmoittautumisiin sekä omien tietojen päivittämiseen.

Tarkastusoikeuttaan voi käyttää myös pyytämällä rekisteriotetta sähköpostitse sihteeriltä: yhteystiedot. Rekisteriote lähetetään rekisteröidyn jäsenrekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen tai postiosoitteeseen.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenrekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Tietojen poistaminen jäsenrekisteristä

Tiedot poistetaan jäsenrekisteristä viimeistään 12 kuukauden kuluttua siitä kun jäsen on ilmoittanut eroavansa seurasta tai hänet on seuran sääntöjen perusteella katsottu eronneeksi.

Jäsenhakemuksen käsittelyä varten talletetut tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen kun hakemus on käsitelty, kuitenkin viimeistään 12 kuukauden kuluttua hakemuksen toimittamisesta.